Может ли работодатель взыскивать с сотрудника долг, если сотрудник давно уволен?

Долги остались за уволенными. Что делать?

Может ли работодатель взыскивать с сотрудника долг, если сотрудник давно уволен?

Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.

Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая.

Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации.

Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.

Основные виды долгов уволенных

Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе.

Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1. При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией.

Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.

Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:

  • дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
  • задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
  • задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
  • задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Способы возврата долга

Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:

  • удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
  • добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
  • взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
  • прощение долга.

Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно. Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.

Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка2.

Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата3.

Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника4. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний5. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.

Пример Менеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности.

Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.

Сумма удержания в счет погашения долга составила:

(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате:

37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб. Бухгалтер компании сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.

Взыскание по суду

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7.

Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8.

Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.

Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.

Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10.

Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации11. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по “травматизму”, а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать “уточненки” по этим взносам не нужно.

Пример
При увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб.

Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги.

Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по “травматизму” по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%.

Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет. На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по “травматизму” с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по “травматизму”;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС. Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70

– 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника;

ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2

– 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — сторнированы взносы на страхование по “травматизму”;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС. Если суд не удовлетворит иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения. В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме.

В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент.

Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль12.

Списание долга

Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль.

В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью?
В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно.

Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 “Расходы организации” (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания.

Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов13. Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года14.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью: ДЕБЕТ 91-2 субсчет “Прочие расходы” КРЕДИТ 70 – списана сумма дебиторской задолженности.

В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов. И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными15.

Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов16.

И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет17.

При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход18. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника?
Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности19. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации20.
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ21. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника22.
Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.

Авторы статьи: Ю.В. Ирлица,

эксперт журнала

Экспертиза статьи: С.В. Мягкова, служба Правового консалтинга ГАРАНТ,

профессиональный бухгалтер-эксперт

Источник: https://www.garant.ru/article/278005/

Что делать, если вас увольняют в период пандемии коронавируса

Может ли работодатель взыскивать с сотрудника долг, если сотрудник давно уволен?

Все россияне в настоящее время находятся в «нерабочем положении», которое длится уже почти месяц. Кто-то продолжает свою деятельность меньшим числом работников, а кто-то – уже на грани банкротства.

Пополняют печальную статистику уволенные в такое тяжелое время работники, которые зачастую не знают своих трудовых прав и как эти права защитить.

Но, надо отметить, что трудовые отношения в своей системе являются динамичными и поэтому не избежать череды приемов и увольнений, переводов и перемещений.

Нерабочие дни были внесены Указами Президента РФ: от 25 марта 2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней», от 2 апреля 2020 года № 239 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» и продлены по 30 апреля 2020 года. Определение такого большого количества дней нерабочими связано с необходимостью введения локдауна, чтобы избежать распространения инфекции.

Существует разница между вынужденно увольняемым и работником, находящимся на карантине, у которого в листке нетрудоспособности указан код о карантине.

Увольнение в «коронавирус» допускается, но необходимо уточнить, законным оно будет или нет.

Уволить работника можно по его желанию. Гражданин может подать письменное заявление об увольнении по собственному желанию. И, кстати, выяснять причины такого желания, у работодателя обязанности нет. В ст.

80 ТК РФ установлен срок предупреждения об увольнении – двухнедельный срок, но он может быть уволен и раньше, при наличии обстоятельств, препятствующих продолжению работы, например, зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи.

Работник может передумать и в любое время отозвать свое заявление, даже в последний день предупреждения об увольнении.

И, если работодатель предпринял меры по поиску подходящего работника на место увольняемого, в качестве упреждения простоя в работе и в письменной форме пригласил другого работника (перечень в законе указывает на то, что некоторым будущим работникам не может быть отказано в приеме на работу, например, направляемым в счет квоты), то увольнение произойдет и будет законным.

Если срок предупреждения закончился (например, заявление датировано 13 апреля, а просьба об увольнении указана «с 27 апреля»), то работник может прекратить работу. В законе установлено требование к работодателю – в последний день работы выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности, согласно ст. 66.1 ТК РФ и произвести с ним окончательный расчет.

Можно ли уволить работника по инициативе работодателя в нерабочие дни? И можно ли предположить, что в нерабочие дни работник совершит какой-либо дисциплинарный проступок?

Однозначно, такое увольнение впоследствии может быть признано незаконным, так как для увольнения по инициативе работодателя рекомендуется дождаться завершения нерабочих дней. Это требование распространяется и на увольнение работника, не выдержавшего испытательного срока или при совершении виновных действий.

Если все-таки увольнения не избежать, давайте рассмотрим его алгоритм:

  • От увольняемого должно поступить заявление с указанием даты предполагаемого увольнения;
  • После изучения заявления и, возможно, беседы с работником принимается решение о целесообразности/нецелесообразности двухнедельной отработки;
  • Если отработка не требуется (случаи указаны выше), то принимается решение об увольнении и издается приказ, с которым работника необходимо ознакомить под роспись;
  • В трудовую вносится запись об увольнении в соответствии с установленными требованиями закона (может выглядеть так: «уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»);
  • Работодатель дает распоряжение бухгалтерии произвести расчет с работником;
  • И в последний день работы (в день предупреждения об увольнении, указанный в заявлении) работник делает отметку об ознакомлении с приказом об увольнении и забирает документы, связанные с работой, в том числе, справки и копии документов.

Увольнение по соглашению сторон

В последнее время стало встречаться довольно часто. Разберем, чего делать нельзя.

Однозначно, нельзя склонять работника к увольнению, потому что увольнение по такому основанию предполагает согласование воли работника и работодателя на прекращение трудового договора.

Нельзя угрожать увольнением по соглашению или «по статье», потому что для увольнения «по статье» требуется довольно долгий алгоритм документирования «дисциплинарки». Если что-то будет упущено, то это может быть основанием к признанию такого увольнения незаконным.

Если работник согласился на увольнение по соглашению сторон, работодатель согласился и выразил свою волю на расторжение с ним трудового договора, то такое соглашение является основанием для бухгалтерии произвести расчет с работником, а для отдела кадров – внести сведения в трудовую книжку работника, например, запись будет выглядеть так: «уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ».

В режиме самоизоляции в этот алгоритм могут быть внесены изменения. Например, если организация подпадает под перечень тех, кто не работает, работник, находясь в самоизоляции, прибыть в отдел кадров не может, чтобы забрать документы. Допустимо ли оформление в электронном виде?

Да, в таком случае можно порекомендовать оформление в электронном виде с последующим изготовлением бумажных документов и направлением увольняемому работнику позже. В настоящее время работодатели отмечают в этом трудность, так как не совсем понятен алгоритм обмена электронными документами. 

Если увольнению подлежит «обычный», не дистанционный работник, то для обмена электронными документами будет достаточно сканов с подписями и печатями, в то время, как при увольнении дистанционного работника, предполагается обмен электронными образами документов с последующей подписью с помощью ЭПЦ (ст. 312.5 ТК РФ).

Расчет за работу

Здесь два варианта действий: перечисление на банковскую карту или на ту карту, реквизиты которой работник может указать прямо в заявлении об увольнении. Если у работника нет банковской карты, придется ждать окончания режима самоизоляции и впоследствии после его снятия явиться лично за деньгами в бухгалтерию организации.

Предупреждение безработицы

8 апреля 2020 года было подписано Постановление Правительства № 460, которое ввело временные правила регистрации безработных. До 31 декабря 2020 года работодатели обязаны сообщать об увольнениях граждан по форме СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня.

Несмотря на то, что этот документ содержит положения временного характера, исполнять его работодателю придется.

Во многих регионах России уже начал применяться дистанционный формат признания граждан безработными (в Тюмени и Тюменской области – с 10 апреля 2020 года).

После увольнения работника, необходимо выдать ему документы, связанные с работой.

Обязательно выдается: трудовая книжка, все сведения о трудовой деятельности, если работник уже написал заявление о ведении электронной трудовой, справка по установленной формы (№182н) о доходах за два предыдущих года – нужна для расчета пособий на новом месте работы, СЗВ-М за последний рабочий месяц, СЗВ-СТАЖ за период с 1 января 2020 года по день увольнения. Если сотрудник принят в 2020 году, то со дня приема на работу по день увольнения, третий раздел РСВ за последний рабочий квартал, форма ДСВ-3, если работодатель перечислял дополнительные пенсионные взносы за работника.

По требованию работника: справка 2-НДФЛ, справка для службы занятости, копии кадровых приказов.

Денежные средства: заработок за последний отработанный месяц, компенсация за неиспользованный отпуск, иные документы (например, перерасход подотчетных средств по утвержденному авансовому отчету, компенсационные выплаты, предусмотренные ТК РФ или локальными актами работодателя), выходное пособие в установленных законом случаях.

В некоторых организациях при увольнении по соглашению сторон локальными актами устанавливается размер компенсации при увольнении, он может быть кратным окладу, который работник получал или выражен в определенной сумме.

Можно направить справки и трудовую книжку почтой по адресу, указанному работником. Что касается справок, то теоретически они могут быть направлены заказным письмом с уведомлением, но не трудовая книжка. Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Поэтому ее утрата не желательна. С 1 января 2020 года в ТК РФ была внесена ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», которая устанавливает возможность оформления и ведения трудовой книжки в электронном виде.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c988756c5686200b3ca2170/chto-delat-esli-vas-uvolniaiut-v-period-pandemii-koronavirusa-5ea073e8947b27102f9f0033

Долги за уволенными. Что делать?

Может ли работодатель взыскивать с сотрудника долг, если сотрудник давно уволен?

Бухгалтерам организаций часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен организации определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника?

Все ситуации с долгами работников организаций можно разделить на две группы. Первая.

Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед организацией. Вторая.

Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед организацией остается непогашенным. Разберем обе эти ситуации.

Как мы уже говорили, причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с организацией по собственной инициативе.

Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за две недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет ().

() ст. 84.1, 140 ТК РФ

При этом несмотря на то, что у сотрудника могут существовать задолженности перед организацией, работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.

Есть различные виды задолженностей уволенных работников перед организациями. На практике чаще всего встречаются, например, следующие виды долгов уволенных работников:

– дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;

– задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;

– задолженность сотрудника по своевременно непогашенному займу;

– задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

https://www.youtube.com/watch?v=DSlXrUPA7Mo

Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности. Они могут применяться по отдельности, а могут и быть сгруппированы. Например:

– удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;

– добровольное возвращение работником задолженности работодателю;

– взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;

– прощение долга.

Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.

Кроме того, нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, за исключением случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка ().

() ст. 241 ТК РФ

Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата ().

Следует также учитывать, что, как мы уже говорили, трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед организацией из зарплаты увольняющегося сотрудника ().

Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний . При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания ().

() ст. 138 ТК РФ

() ст. 137 ТК РФ

() ст. 137 ТК РФ

() письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0

Пример

Сотрудник организации Иванов увольняется. Он должен организации подотчетную сумму в размере 12 000 руб. При увольнении работник дал согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности.

Он также согласен внести в кассу организации деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Предположим, что права на вычеты по НДФЛ у него нет.

На день увольнения бухгалтер организации начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб.

Сумма удержания в счет погашения долга составила:

(37 000 руб. – 37 000 руб. × 13%) × 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате равна:

37 000 руб. – 37 000 руб. × 13% – 6438 руб. = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга:

12 000 – 6438 = 5562 руб.

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание тех или иных сумм, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу организации? Есть две возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке.

Долг работника перед организацией отражают в составе дебиторской задолженности. В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности. После списания ее сумму включают в состав прочих расходов.

Источник: http://hrmaximum.ru/articles/labor_law/zarabotnaya_plata/931/

Удержание долга с увольняющегося сотрудника

Может ли работодатель взыскивать с сотрудника долг, если сотрудник давно уволен?

Удержание долга с увольняющегося сотрудника. Как удержать излишне выплаченную зарплату? Читайте об этом в нашей статье.

Вопрос: Ситуация: на работника-09.10.2018г. пришел исполнительный лист об удержании 70% алименты +задолженность по алиментам с 01.09.2018г.,-03.10.2018г. работнику были выплачены отпускные за 42к.д. в полном объеме.-15.10.2018г. была выплачена зарплата за сентябрь с учетом удержания 70% алименты перечислены в полном объеме,-15.11.2018г.

алименты перечислены в полном объеме,образовалась задолженность работника перед предприятием.-28.11.2018г. по выходу из отпуска работник пишет заявление на увольнении с отработкой 2 недели.Зарплаты за 2 недели не хватит чтобы погасить перед предприятием долг по перечисленным алиментам.Ситуация сложная. Работник порядочностью не отличается, сомневаемся, что внесет добровольно деньги в кассу.

Что нам делать, чтобы вернуть долг? 

Ответ: Ст. 137 ТК РФ позволяет удерживать из зарплаты сотрудника суммы, излишне выплаченные ему работодателем вследствие счетной ошибки.

При этом нужно учесть, что из суммы, причитающейся сотруднику при увольнении, можно удержать не более 20 % (ст. 138 ТК РФ), при этом от сотрудника должно быть получено письменное согласие (письмо Минтруда РФ от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Если 20 % от суммы окончательного расчета не хватает для погашения долга, имеющегося перед компанией, то Вы можете предложить сотруднику вернуть деньги добровольно. Например, написать заявление на добровольное удержание оставшихся 80 %.

Если сотрудник откажется вернуть задолженность добровольно, взыскивать ее придется черед суд.

Подробнее об этом в материалах Системы Главбух: https://vip.1gl.ru/#/document/11/16528/tit1/.

Как удержать излишне выплаченную зарплату

«Когда производят удержания

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

 излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 № 59-В11-17);

 доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

 ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.

Когда нельзя произвести удержания

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 № 59-В11-17).

Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу

Нет, нельзя.

Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 № 59-В11-17).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации организации придется доказать в суде, что действия ее сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

 справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе организации;

 ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;

 документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

Предельный размер удержаний

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).

Документальное оформление

Как документально оформить удержание излишне выплаченной зарплаты

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (письмо Роструда от 9 августа 2007 № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты.

Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты».

Из статьи журнала «Бюджетник», 1 апреля 2014

Сотрудник увольняется. Как взыскать с него задолженность

«Рассмотрим такую ситуацию: работник должен казенному учреждению определенную денежную сумму и решил уволиться. Трудовой кодекс РФ при этом ограничивает права работодателя. Проанализируем, как действовать.

Задержать окончательный расчет нельзя

В соответствии с трудовым законодательством работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с работодателем по собственной инициативе. Достаточно предупредить об этом работодателя в письменной форме за две недели до дня своего увольнения.

В последний день работы учреждение обязано выдать увольняемому работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст. 84.1, 140 Трудового кодекса РФ).

Учтите: несмотря на то что у сотрудника может существовать задолженность перед учреждением, работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и выплату заработной платы.

Способы взыскания сумм

На практике встречаются различные виды задолженности уволенных работников:

 по заработной плате, образовавшейся вследствие выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;

 по выданным подотчетным суммам (на командировочные расходы, хозяйственные расходы и др.);

 по выданному займу;

 за неотработанные дни отпуска;

задолженность за ущерб, причиненный учреждению или государству по вине работника.

Перечислим основные способы ликвидации либо уменьшения такой задолженности. Они таковы:

 удержание долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;

 добровольное погашение долга работником;

 взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке.

Пределы взыскания сумм

Если принято решение об удержании сумм, нужно учесть несколько важных моментов.
Во-первых, удержать долг увольняющегося сотрудника из суммы окончательного расчета возможно только тогда, когда сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.

Кроме того, в большинстве ситуаций (кроме случаев наступления полной материальной ответственности) работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть в пределах его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

Во-вторых, согласно статье 138 Трудового кодекса РФ, нельзя удержать более 20 процентов суммы заработной платы, причитающейся при увольнении.

Следует также принять во внимание, что трудовым законодательством строго определены случаи, когда работодатель может удерживать (взыскивать) задолженность с работника из его заработной платы (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Причем удержания неотработанного аванса, подотчетных сумм и сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, можно произвести только в том случае, когда работник не оспаривает оснований и размеров удержаний. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).
Рассмотрим на примере, как исчислить предельную сумму взыскания.

ПРИМЕР

Программист федерального казенного учреждения написал заявление об увольнении по собственному желанию. На момент увольнения за ним числилась задолженность (аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.).

Работник дал согласие на удержание задолженности из суммы его окончательного расчета при увольнении. Кроме того, он согласился при необходимости добровольно погасить всю сумму задолженности путем внесения наличных денег в кассу учреждения.

Сумма начисленной заработной платы работнику при увольнении составила 47 756 руб. 1. Определим максимально возможный размер удержания из начисленной заработной платы: (47 756 руб. – 47 756 руб. х 13%) х 20% = 8309,54 руб. 2.

Определим сумму, которую работник должен внести наличными в кассу для погашения долга:

10 000 руб. – 8309,54 руб. = 1690,46 руб.

Если долг решено списать

Несмотря на предпринимаемые усилия, сумма долга может все же остаться. В этом случае, как правило, оформляется исковое заявление для взыскания суммы задолженности в судебном порядке. Если же и это не удалось, то такая задолженность признается безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в установленном порядке.

Кроме того, сумма задолженности может быть списана в связи со смертью должника, истечением срока исковой давности, который, согласно статье 196 Гражданского кодекса РФ, составляет три года.

При этом в соответствии с пунктом 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ течение срока исковой давности по обязательствам с определенным сроком исполнения начинается по окончании этого срока. Следовательно, срок исковой давности исчисляется с даты, следующей за днем, когда работник обязан был вернуть долг.

Так, например, по средствам, выданным под отчет, работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки.

Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен, и остаток неиспользованного аванса возвращен работником в течение трех дней после приезда из командировки.

Если этого не произошло, начиная с четвертого дня исчисляется трехлетний срок исковой давности в соответствии с действующим законодательством.

Важно запомнить
Удержать долг увольняющегося сотрудника из суммы окончательного расчета можно только тогда, когда сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности».

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/292385-uderjanie-dolga-s-uvolnyayushchegosya-sotrudnika

Защита Законом